Een groot bedrijf als GVB koopt op jaarbasis heel veel producten en diensten in. Denk aan voertuigen, rails, energie, opleidingen en computers, maar ook aan schoonmaakwerkzaamheden warme dranken en zelfs bloemen en gebak. Het geld dat GVB hieraan uitgeeft, is gemeenschapsgeld. Daarom is het heel belangrijk dat het complete proces – van de aanbesteding tot het afsluiten van het contract – op een zorgvuldige, eerlijke en transparante manier verloopt. Daar zorgen de collega’s van team Inkoop voor. Categoriemanager Saskia, senior inkoper Naomi en leveranciersmanager Gert Jan geven je een blik achter de schermen. 

Waar zijn jullie op dit moment mee bezig?

Er lopen een aantal grote projecten naast elkaar: in 2030 hebben we nieuwe veerponten nodig. En in 2032 moeten de huidige Combino’s worden vervangen door een nieuw type tram. Dat lijkt nog ver weg, maar dit soort trajecten neemt gemiddeld 5 jaar in beslag. Alleen de voorbereiding kost al zo’n 2 jaar. In die fase brengen we samen met het projectteam de wensen en eisen voor de voer- en vaartuigen in kaart. De aanbesteding duurt ruim 1 jaar. We vragen dan verschillende leveranciers om een offerte. Dat zijn hele boekwerken. Dus je begrijpt dat het veel tijd kost om die te beoordelen en een gefundeerde keuze te maken. Daarna volgen het ontwerp, de bouw en de testfase van de voertuigen. Daar zijn de inkopers meer op afstand bij betrokken, want vanaf dat moment neemt de leveranciersmanager het over.  

Wat maakt het zo leuk om voor team Inkoop te werken?

De afwisseling. We werken vaak aan meerdere aanbestedingen tegelijk. Al die trajecten zitten in verschillende fases die hun eigen werkzaamheden met zich meebrengen. Voor de ene aanbesteding stellen we een inkoopplan op en voor de andere bepalen we de juiste inkoopstrategie. Ook zitten we veel in overleg. Met elkaar of met andere afdelingen die bij de inkooptrajecten betrokken zijn. Wat we heel leuk vinden, is dat we het resultaat van ons werk dagelijks in de stad tegenkomen. Als we een bus of tram zien rijden of als we de roltrappen in de stations gebruiken, denken we: daar hebben wij aan meegewerkt. 

Welke uitdagingen komen jullie tegen in je werk?

Sommige contracten hebben een looptijd van 10 tot 30 jaar. Daardoor kan het gebeuren dat contracten die jaren geleden zijn afgesloten, niet meer bij de huidige situatie passen. Voor onze huidige voertuigen hebben we bijvoorbeeld vooraf geen groot onderhoud ingekocht. We gingen ervan uit dat we het onderhoud met eigen personeel konden doen. Maar nu blijkt dat het best lastig is om genoeg personeel te krijgen met de juiste kennis en vaardigheden. Daarom gaan we opnieuw met de leveranciers onderhandelen. We krijgen ook weleens te maken met garantieproblemen. Gelukkig zijn we bij Inkoop erg oplossingsgericht. We kunnen allemaal snel schakelen en vinden het fijn om onze handen uit de mouwen te steken. Als alle aanbestedingen altijd vlekkeloos zouden verlopen, zou ons werk maar saai zijn. 

Wat weten maar weinig mensen over jullie team?

Wij zeggen altijd dat wij ons alleen bezighouden met het proces van inkooptrajecten en dat we niet van de inhoud zijn. Dat is natuurlijk niet helemaal waar. We voelen ons allemaal erg betrokken bij de projecten die we voor iedereen in de markt zetten en denken graag mee. 

Waar zijn jullie trots op?

Met een relatief klein team van 26 mensen brengen we op jaarbasis veel aanbestedingen tot een goed einde. We bewaken complexe contracten en regelen de bestellingen voor alle stafafdelingen. Door de producten en diensten die wij inkopen, blijft de stad bereikbaar, zijn de stations en perrons schoon en netjes en beschikken de collega’s op kantoor over alle middelen om hun werk goed te doen. Zo leveren we indirect een belangrijke bijdrage aan het bedrijfsresultaat van GVB.